De Rekeningencommissarissen (RC)
Een of meerdere commissarissen van de rekeningen worden jaarlijks aangeduid door de Algemene Vergadering, welke eveneens jaarlijks kan beslissen of beroep wordt gedaan op een vrijwillige mede-eigenaar of een externe deskundige. Indien er geen mede-eigenaars met de vereiste kennis kandidaat zijn, kan de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor.
De syndicus kan nooit rekeningcommissaris zijn. In functie van de keuze zal de bezoldiging door de algemene vergadering goedgekeurd worden. Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, zal deze een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn.
De rekeningencommissaris is te vergelijken met een bedrijfsrevisor die voorafgaand aan de jaarlijkse algemene vergadering van een vennootschap een boekhoudkundige controle uitvoert en hierover verslag uitbrengt.
De commissaris zal één of meerdere controles per jaar uitvoeren voorafgaandelijk aan de algemene vergadering en rapporteren aan de mede-eigenaars. Op de statutaire algemene vergadering zal de commissaris mondeling en schriftelijk verslag uitbrengen van zijn bevindingen. De commissaris zelf geeft geen kwijting aan de syndicus of beveelt geen kwijting aan, dit is de taak van de vergadering. In geval hij wegens overmacht niet aanwezig is op de AV, zal de commissaris tijdig een schriftelijk verslag klaarmaken om mee te sturen met de uitnodiging van de AV, onder voorbehoud van de punten die hij eventueel pas kan controleren na het versturen van de uitnodigingen (bijvoorbeeld de toepassing van de verdeelsleutels). De commissaris heeft het recht het woord te nemen op de vergadering.
In de loop van het jaar zullen individuele mede-eigenaars en leden van de raad van mede-eigendom aandachtspunten aan de commissaris kunnen communiceren (wijze waarop is te bepalen door de VME). De commissaris zal hiermee, in de mate van het mogelijke, rekening houden bij zijn controle.
Om zijn controle effectief te kunnen uitvoeren kan de commissaris alle stukken opvragen die hij nodig acht om zijn controle te kunnen uitvoeren, de syndicus dient hem hierbij zijn volstrekte medewerking te geven. Ook mag de commissaris van de syndicus eisen dat deze bij derden schriftelijk bewijs opvraagt van de zaken die de commissaris nodig acht om zijn functie uit te voeren.
--o-oOo-o--
RME versus REKENINGENCOMMISSARIS
De commissaris van de rekeningen heeft tot taak de controle uit te oefenen op de financiële toestand van de vereniging van mede-eigenaars (i.e. de boekhouding en de rekeningen), alsook de controle op de regelmatigheid van de door de syndicus uitgevoerde financiële verrichtingen.
Volgens de rechtsleer (onder andere Argus advocaten, D. Meulemans) dient, wanneer bij de vereniging van mede-eigenaars zowel de functie van de raad van mede-eigendom en van commissaris van de rekeningen bestaat, de toegekende bevoegdheden goed gescheiden te zijn. Doordat de commissaris van de rekeningen het toezicht op het financiële en boekhoudkundige beheer op zich neemt, zal slechts het residu van het toezicht aan de raad van mede-eigendom toekomen (met name het administratieve en technische beheer).
Een cumulverbod bestaat niet. Wat betreft de mandaten binnen de organen van de vereniging van mede-eigenaars bevat het Burgerlijk Wetboek slechts één uitdrukkelijk cumulverbod, te weten het verbod van de syndicus om gelijktijdig lid van de raad van mede-eigendom dan wel commissaris van de rekeningen te zijn (artikel 3.89, § 9, van het Burgerlijk Wetboek). De wet verhindert met andere woorden niet dat het mandaat van commissaris van de rekeningen wordt uitgeoefend door een lid van de raad van mede-eigendom. Meer nog, in de toelichting bij de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (Belgisch Staatsblad van 2 juli 2018) bepaalt de wetgever uitdrukkelijk het volgende: «Aangezien ook de commissaris inzake de rekeningen de syndicus controleert, kan de syndicus ook niet optreden als commissaris inzake de rekeningen. Uiteraard staat het voorgaande er niet aan in de weg dat een mede-eigenaar zowel in de raad van mede-eigendom zetelt, als commissaris inzake de rekeningen is. Niets verhindert dat men zowel financieel als operationeel toezicht op de syndicus verricht.» (doc. Kamer, nr. 54-2919/1, blz. 219).
Deze soepelheid lijkt ingegeven door een bezorgdheid om voldoende kandidaten te vinden voor de vrijwillige prestatie van beide functies en zodoende het bestaan en de continuïteit van beide organen maximaal te faciliteren.
Daarnaast hebben de leden van de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen in essentie eenzelfde missie, namelijk de uitoefening van het beheer door de syndicus controleren.
Echter, de controle op het financieel beheer - in tegenstelling tot het operationeel beheer - kan een zeer technische en complexe taak zijn waarvoor het de mede-eigenaars de nodige kennis en expertise ontbreekt. Artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek voorziet daarom dat voor deze taak een externe - i.e. niet mede-eigenaar - kan worden aangewezen (cf. wetsvoorstel teneinde de werking van de mede-eigendom te moderniseren en transparanter te maken, doc. Kamer, nr. 52-1334/1, blz. 35, waar sprake van «erkende externe expert»). Dit is voor vele mede-eigendommen zeker geen overbodige luxe. Rechtvaardigt het financieel beheer van de mede-eigendom echter niet de kosten van een externe controleur, dan kan de functie van commissaris van de rekeningen worden uitgeoefend door een mede-eigenaar; niets belet dat dit binnen - en door een lid van - de raad van mede-eigendom gebeurt.
Het is daarentegen, omwille van de wettelijke vereisten in artikel 3.90, § 1, van het Burgerlijk Wetboek, niet mogelijk dat een extern aangestelde commissaris van de rekeningen lid is van de raad van mede-eigendom. Aldus wordt een verdergaande inmenging gereduceerd.
Niettegenstaande de wet geen cumulverbod bepaalt, worden de opdrachten wel wettelijk gedefinieerd. Artikel 3.90, § 1, van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de raad van mede-eigendom als opdracht heeft om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. Het is de toevoeging dat deze opdracht wordt uitgevoerd onverminderd artikel 3.91, die de taken van de raad van mede-eigendom duidelijk aflijnt van de opdracht van de commissaris van de rekeningen. Artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers dat de commissaris van de rekeningen de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleert. Bovendien moeten de bevoegdheden en verplichtingen van de commissaris van de rekeningen worden bepaald bij het reglement van interne orde.
Deze regeling voorkomt dat er discussie ontstaat tussen de algemeen omschreven opdracht van de raad van mede-eigendom enerzijds en de in het reglement van interne orde vastgelegde taken van de commissaris van de rekeningen anderzijds.
De algemene vergadering beslist en stemt over het reglement van interne orde en daardoor over de bevoegdheden en verplichtingen die aan de commissaris van de rekeningen worden toegekend in het kader van de controle van de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars. Zij behoudt dus finaal zeggenschap over de opdracht van de commissaris van de rekeningen.
Naast een wettelijk onderscheiden opdracht werd bijkomend voorzien in een afwijkend titularisschap voor beide organen die een deugdelijk en degelijk toezicht op de syndicus verder moeten garanderen. Zo zullen voor de raad van mede-eigendom enkel titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering als lid in aanmerking komen. Het lidmaatschap voor commissaris van de rekeningen staat daarentegen open voor mede-eigenaars én niet mede-eigenaars in het algemeen.
De wet garandeert met andere woorden dat de taken van de raad van mede-eigendom enerzijds en van de commissaris van de rekeningen anderzijds voldoende van elkaar onderscheiden zijn. De commissaris van de rekeningen kan enkel die taken uitvoeren die in het reglement van interne orde door de algemene vergadering aan de functie zijn toevertrouwd.
--o-oOo-o--
