Wat is een VME? 

Koop je een appartement, dan word je mede-eigenaar binnen een grotere groep van mede-eigenaars. Om deze groep juridische draagkracht te geven, wordt er een vereniging van mede-eigenaars (VME) opgericht.

Meer weten over mede-eigendom ?

Werking, taken, opdrachten en verantwoordelijkheden van de VME

De vereniging van mede-eigenaars is een rechtspersoon waarin alle individuele mede-eigenaars van een bepaald gebouw verenigd zijn en vertegenwoordigd worden. In complexen met meerdere gebouwen kunnen deelverenigingen opgericht worden.

De vereniging van mede-eigenaars mag haar juridische draagkracht maar voor één doel gebruiken: het behouden en beheren van het gebouw. Dit is de absolute kerntaak van de VME. De syndicus is als het ware het verlengstuk, de spreekbuis van de groep mede-eigenaars. Hij staat in voor het beheer in de praktijk.

Heeft een maatschappelijke zetel en een ondernemingsnummer. Is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Alle documenten van de VME moeten het ondernemingsnummer vermelden.

Heeft een eigen vermogen: werkkapitaal en reservekapitaal.

De vereniging van mede-eigenaars mag haar juridische draagkracht maar voor één doel gebruiken: het behouden en beheren van het gebouw. Dit is de absolute kerntaak van de VME. De syndicus is als het ware het verlengstuk, de spreekbuis van de groep mede-eigenaars. Hij staat in voor het beheer in de praktijk.

De VME kent vier wettelijk voorziene organen:

De Algemene Vergadering (AV), de Syndicus, de Rekeningencommissaris, de Raad van Mede-Eigendom (RME).

De AV, de Rekeningencommissaris en de syndicus zijn verplicht in elke VME, groot of klein. De Raad van Mede-Eigendom (RME) is enkel verplicht in grotere complexen (min. 20 kavels). In kleinere gebouwen is de Raad van Mede-Eigendom facultatief.

--o-oOo-oo-

--o-oOo-o--

DE ALGEMENE VERGADERING (AV)

De Algemene Vergadering (AV) is het belangrijkste orgaan van de VME

Minstens éénmaal per jaar wordt er – tijdens de in het reglement van mede-eigendom vastgelegde 15-daagse periode – een algemene vergadering georganiseerd. Op deze algemene vergadering komen alle mede-eigenaars samen om te overleggen en om allerhande beslissingen te nemen in het kader van deze mede-eigendom.

Een bijzondere algemene vergadering (BAV) kan mits 20 % van de aandelen

Elke mede-eigenaar kan punten op de dagorde plaatsen

Benoemt de leden van de Raad van Mede-Eigendom (RME)

Benoemt de voorzitter en de secretaris van de Algemene Vergadering (AV)

Benoemt de syndicus en de rekeningencommissaris

Evalueert de werking van de Raad van Mede-Eigenaars (RME) en de syndicus

Neemt bindende beslissingen

Verleent al dan niet décharge aan de RME en de syndicus

Bent u eigenaar van een appartement dat deel uitmaakt van een mede-eigendom in? Dan vraagt ​​u zich waarschijnlijk af waar de algemene vergadering van mede-eigendom voor dient?

Minstens één keer per jaar roept de mede-eigendomsbestuurder alle mede-eigenaars bijeen om deel te nemen aan een verplichte overlegvergadering, waarin wordt gestemd over de beslissingen die nodig zijn voor het goed functioneren van het mede-eigendom.

Tijdens deze jaarvergadering worden beslissingen genomen met betrekking tot het beheer van de mede-eigendom.

De discussie moet worden voorgezeten door een van de mede-eigenaren. Met dit in gedachten is het samenbrengen van alle mede-eigenaren ideaal, zodat iedereen zijn mening kan geven en deze kan rechtvaardigen.

Voor elke algemene vergadering van mede-eigendom wordt een agenda opgesteld. Het maakt het mogelijk om discussies te richten op specifieke onderwerpen en alle belangrijke beslissingen die genomen moeten worden te behandelen.

Een besluit komt altijd tot stand na stemming van alle mede-eigenaren. De manier waarop de stemmen worden geteldis bijzonder tijdens een algemene vergadering van mede-eigendom:

De meerderheden veranderen afhankelijk van het behandelde onderwerp, het belang ervan voor de werking van de mede-eigendom en de budgettaire gevolgen voor het beheer van de rekeningen van de mede-eigendom.

De stem van een eigenaar komt overeen met een bepaald aantal stemmen volgens zijn aandeel in de gemeenschappelijke ruimtes.

Op het einde van de algemene vergadering van mede-eigendom wordt een proces-verbaal van de AV opgemaakt om de genomen beslissingen schriftelijk vast te leggen. Dit dient ondertekend te worden door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en alle aanwezige mede-eigenaars of hun vertegenwoordigers. Het wordt vervolgens binnen 30 dagen na de vergadering naar de mede-eigenaars gestuurd. Dit document is een wettelijke verplichting en wordt naar elke mede-eigenaar gestuurd, ook als hij afwezig was tijdens de besprekingen.

U begrijpt nu wat het doel is van de algemene vergadering van de mede-eigendom, een essentiële bijeenkomst om beslissingen te nemen over de goede werking van de mede-eigendom.

10 GOEDE REDENEN OM NAAR DE ALGEMENE VERGADERING TE KOMEN

1. U bent lid van de VME en u wenst uw rechten en als mede-eigenaar uit te oefenen

2. U voelt zich solidair met de andere mede-eigenaars

3. U wil weten waaraan uw financiële bijdrage besteed wordt en u wil meebeslissen over de besteding ervan

4. U wil meebeslissen over wie in de raad van mede-eigendom of in het college van rekeningencommissarissen zetelt

5. U wil meer uitleg over het algemeen beheer van de syndicus of de RME, of meer in het bijzonder over belangrijke dossiers zoals Meulewaterhof, de dading met Oryx, de tuin.

6. U hebt vragen over de jaarrekening

7. U wil uw kritiek (ja, dat mag!) of appreciatie (ja, dat mag ook!) uiten op de werking van de syndicus of de RME

8. U hebt een agendapunt ingediend en wenst dit toe te lichten

9. U hebt vragen over het RIO of wenst iets toe te voegen of aan te passen

10. U wil aan uw huurder kunnen uitleg kunnen geven over de bijkomende huurkosten

Mee de agenda van de algemene vergadering in het gebouw bepalen?

Bron: Tips & Advies - Ondernemingsdatabank

ondernemingsdatabank.be - www.indicator.be

Als u als mede-eigenaar uitgenodigd wordt op de algemene vergadering in een appartementsgebouw, krijgt u ook de agenda (dagorde) toegestuurd. Wat is het belang van deze agenda? Moeten de stukken ter ondersteuning van de agendapunten ook mee bezorgd worden? Welke zaken kunnen op de vergadering onder het punt 'varia' besproken worden? Wat kunt u ondernemen als de algemene vergadering andere zaken behandelt dan deze die op de agenda staan? Kunt u zelf ook agendapunten aanbrengen en hoe gaat u daarbij te werk?

Belang

Door vooraf de agenda te bekijken, kunt u zien of er voor u belangrijke zaken besproken zullen worden en kunt u beslissen of u wel of niet aanwezig wilt zijn op de vergadering. U kunt zich ook voorbereiden op wat er allemaal besproken zal worden. De algemene vergadering van mede-eigenaars kan immers alleen maar vergaderen over de punten die expliciet vermeld worden op de agenda van de vergadering. Het is dan ook niet zomaar mogelijk om op de algemene vergadering andere onderwerpen te behandelen. Een uitzondering op die regel kan bestaan als alle mede-eigenaars aanwezig zijn op de vergadering en ze ook allemaal akkoord zijn dat het onderwerp toch behandeld wordt.

Termijnen

De agenda moet overigens aan u als mede-eigenaar ter kennis gebracht worden samen met de oproeping voor de vergadering (art. 3.87, §3 nieuw BW) Behalve in spoedeisende gevallen, moet de bijeenroeping (met de agenda) ten minste vijftien dagen vóór de datum van de vergadering aan de mede-eigenaars ter kennis gebracht worden. De bijeenroeping gebeurt via een aangetekende zending, tenzij u uitdrukkelijk en schriftelijk heeft ingestemd om de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen.

Bijlagen?

Bij de uitnodiging kunnen er al documenten zitten die bepaalde agendapunten verduidelijken en helpen voorbereiden, bv. offertes van aannemers. Dat is echter niet verplicht. Het is ook mogelijk dat in de uitnodiging voor de algemene vergadering aangegeven wordt hoe u die documenten vóór de algemene vergadering van mede-eigenaars kunt inzien. De documenten kunnen bijvoorbeeld consulteerbaar zijn op de website van de VME.

Varia

Op de dagorde van de algemene vergadering staat allicht ook een punt 'varia'. In de praktijk wordt weleens geprobeerd om onder deze noemer allerhande zaken die niet expliciet op de agenda vermeld werden alsnog op de uiteindelijke vergadering te bespreken en eventueel zelfs te stemmen. Een dergelijke werkwijze gaat echter niet op. Het is dus niet mogelijk om onder de noemer 'varia' allerlei zaken te gaan beslissen. Hooguit kunnen wat bekommernissen/opmerkingen van mede-eigenaars meegedeeld en besproken worden. Er kan echter over die punten geen stemming gebeuren en/of beslissing genomen worden. Worden er op de algemene vergadering toch andere punten besproken dan diegene die op de dagorde staan en bent u het daar niet mee eens, dan is het aangewezen om dadelijk op de algemene vergadering zelf te reageren. Laat weten aan de voorzitter van de vergadering dat u niet akkoord bent om dit onderwerp te bespreken en vraag om de bespreking stop te zetten. Wordt de bespreking toch verdergezet en wordt er eventueel zelfs gestemd, vraag dan aan de syndicus om in de notulen van de vergadering op te nemen dat u het niet eens bent met de verdere behandeling van dit punt. Stem ook tegen. Doet u dat niet, dan riskeert u de beslissing achteraf niet meer te kunnen aanvechten.

Beslissing aanvechten

Wordt het onderwerp uiteindelijk toch behandeld en wordt er ook over gestemd, dan kunt u de beslissing van de algemene vergadering aanvechten bij de vrederechter (art. 3.92, §3 nieuw BW) . Iedere mede-eigenaar kan immers aan de rechter vragen om een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering te vernietigen of te wijzigen, indien die hem een persoonlijk nadeel oplevert. Een dergelijke procedure moet u opstarten binnen de vier maanden na de algemene vergadering.

Eigen agendapunten

U kunt als mede-eigenaar ook zelf aan de syndicus vragen om bepaalde punten op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen, bv. wanneer u wilt dat er verfraaiingswerken gebeuren aan de gemene delen of het reglement van inwendige orde graag gewijzigd wilt zien. U kunt meteen ook al bijkomende informatie bezorgen (bv. een offerte voor de verfraaiingswerken), zodat de mede-eigenaars zich kunnen voorbereiden. U kunt uw verzoek indienen tot drie weken voor de eerst mogelijke datum van de algemene vergadering. Kunnen uw punten niet op de agenda van die vergadering geplaatst worden omdat de syndicus ze te laat ontving, dan worden ze op de agenda van de daaropvolgende algemene vergadering gezet. Zorg dat u over een bewijs beschikt dat de syndicus uw vraag ook ontving. Stuur bv. een mail naar de syndicus met uw agendapunten, met de vraag de ontvangst te bevestigen (eventueel via een leesbevestiging). Zeker als uw punt moeilijk ligt, kunt u uw vraag ook via een aangetekende brief stellen.

De oproeping voor de algemene vergadering moet meteen ook de agenda bevatten. Op de algemene vergadering kan alleen gestemd worden over zaken die op de agenda staan. Het punt 'varia' wordt soms gebruikt om toch te beslissen over zaken die niet op de agenda staan, maar dat hoeft u niet te aanvaarden. Laat dan uw bezwaar opnemen in de notulen en stem tegen. U kunt een beslissing over een niet-geagendeerd punt binnen de vier maanden voor de vrederechter aanvechten. U heeft ook zelf het recht om agendapunten op de agenda toe te voegen. De vraag daartoe moet u uiterlijk drie weken vóór de datum van de vergadering tot de syndicus richten. 

Hoe omgaan met onthoudingen bij de stemming op een algemene vergadering?

Bron: https://www.dewaele.com/nl/advies/onthoudingen-stemming-algemene-vergadering

13 maart 2024

Op quasi elke algemene vergadering van een vereniging van mede-eigenaars, moeten er belangrijke beslissingen worden genomen. Elke mede-eigenaar wordt dan ook uitgenodigd om op deze algemene vergadering aanwezig te zijn en mee te stemmen. Maar wat als je je als mede-eigenaar wenst te onthouden over bepaalde punten die worden gestemd? Wij geven je graag wat meer uitleg hieromtrent!

Het aanwezigheidsquorum

Vooraleer de algemene vergadering beslissingen kan nemen, moet er gekeken worden of deze algemene vergadering wel geldig is samengesteld. Opdat voldaan zou zijn aan dit aanwezigheidsquorum moeten:

• ofwel meer dan ½ van de mede-eigenaars aanwezig/via volmacht vertegenwoordigd zijn, die bovendien minstens ½ van de aandelen vertegenwoordigen;
• ofwel de aanwezige/via volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars meer dan ¾ van de aandelen in de gemene delen hebben;

Het is de taak van de syndicus om bij de start van de vergadering te evalueren of het aanwezigheidsquorum werd behaald of niet. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan kan na minstens 15 dagen een nieuwe algemene vergadering worden bijeengeroepen, waarbij het aantal aanwezigen - en bijgevolg het aanwezigheidsquorum - niet meer speelt.

Voor, tegen of geen mening?

Eenmaal het aanwezigheidsquorum werd bereikt, zal de syndicus de verschillende punten van de dagorde overlopen en kan er worden overgegaan tot de stemming over deze verschillende agendapunten.

Afhankelijk van het agendapunt waarover wordt gestemd, spelen volgende meerderheidsvereisten opdat van een voldoende meerderheid bij de stemming zou kunnen worden gesproken:

• gewone meerderheid (ook wel volstrekte of absolute meerderheid genoemd): minstens 50% + 1 van de aanwezige/via volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars. Deze meerderheid is de regel voor het merendeel van de beslissingen die worden genomen binnen de VME;
• ⅔ meerderheid van de aanwezige/via volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars (vb.: renovatie van de gevel);
• ⅘ meerderheid van de aanwezige/via volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars (vb.: wijziging bestemming gemeen deel, afbraak & heropbouw gebouw);
• eenparigheid (ook wel unanimiteit genoemd): hierbij moeten alle mede-eigenaars aanwezig/via volmacht vertegenwoordigd zijn én moeten zij allemaal akkoord gaan (vb.: wijziging verdeling aandelen mede-eigendom);

Elke mede-eigenaar kan hierbij voor of tegen stemmen, of - indien hij/zij geen standpunt wenst in te nemen - zich onthouden van de stemming. Belangrijk om weten is dat wanneer het aanwezigheidsquorum werd bereikt, er sowieso geldige beslissingen kunnen worden genomen, ook al zijn er mede-eigenaars die zich bij de stemming zelf onthouden.

Hierbij bepaalt de appartementswet uitdrukkelijk dat onthoudingen voor de berekening van de vereiste meerderheid, niet beschouwd worden als uitgebrachte stemmen (artikel 3.87 §8 lid 2 van Boek 3 van het B.W.). Let op: dit betekent wel dat indien een beslissing via unanimiteit moet worden genomen, er bij één onthouding al meteen geen éénparigheid/unanimiteit meer bereikt kan worden, aangezien iedereen in dat geval effectief moet stemmen.

We leggen dit graag uit aan de hand van een voorbeeld

In een VME zijn er 20 mede-eigenaars die 2.000 aandelen vertegenwoordigen. Bij aanvang van de algemene vergadering stelt de syndicus vast dat het aanwezigheidsquorum werd bereikt aangezien 12 mede-eigenaars aanwezig zijn die 1.400 aandelen vertegenwoordigen. Voor 1 agendapunt moet een ⅘ meerderheid behaald worden.

In het geval dat iedereen meestemt en niemand zich onthoudt, moeten er in totaal 1.120/1.400 aanwezige/via volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars "ja" stemmen om deze ⅘ meerderheid te behalen.

Stel dat evenwel 5 mede-eigenaars die 600/1.400 aandelen vertegenwoordigen, zich onthouden tijdens de stemming, dan zou voornoemde meerderheid in principe niet meer gehaald kunnen worden. Aangezien met deze "onthoudingen" geen rekening wordt gehouden, moet evenwel enkel bekeken worden of minstens ⅘ van de 800/1.400 (nl.: 640) aandelen waarvoor wél een stem werd uitgebracht, "ja" werd gestemd.

Enkel de verhouding tussen het aantal "ja"-stemmen en "neen"-stemmen is dus relevant.

Wat met blanco of ongeldige stemmen?

Voor blanco of ongeldige stemmen geldt dezelfde redenering: ook hier worden deze op basis van artikel 3.87 §8 lid 2 van Boek 3 van het B.W. buiten beschouwing gelaten voor het berekenen van de behaalde meerderheid. Bij een beslissing die unanimiteit vereist, betekent dit evenwel - net zoals in geval van een onthouding - dat al meteen geen éénparigheid/unanimiteit meer kan worden behaald.

--o-oOo-o--

DE RAAD VAN MEDE-EIGENDOM (RME)

De raad van mede-eigendom, waakhond van de VME, maar in tegenstelling tot wat wel eens wordt gedacht één zonder bestuurs- en beslissingsbevoegdheid.

Bron: De Vrijwillige Syndicus - Peter Leyseele

In de praktijk komt het voor dat een raad van mede-eigendom zich tegenover de andere mede-eigenaars, en niet in het minste tegenover de syndicus, als een kasteelheer gedraagt.

Dit vanuit de gedachtegang van haar leden dat ze over een even sterke positie en bevoegdheid beschikken als de bestuursleden van een vennootschap. Dit is echter een grote misvatting.

In dit artikel scheppen we in het kort klaarheid.

De oprichting van een raad van mede-eigendom, wettelijk verplicht orgaan versus facultatief orgaan

Onder de wet van 30 juni 1994 betrof een raad van beheer (nu raad van mede-eigendom) altijd een facultatief orgaan.

Hierin kwam gedeeltelijk verandering door de wet van 2 juni 2010.

Sinds deze wetswijziging moet er in elk gebouw en in elke groep van gebouwen met meer dan 20 kavels (met uitzondering van parkeerplaatsen, garages, kelders/bergingen) verplicht een raad van mede-eigendom aanwezig zijn. De oprichting ervan gebeurt m.a.w. van rechtswege.

Voor gebouwen met minder dan 20 kavels (met uitzondering van parkeerplaatsen, garages, kelders/bergingen) blijft de oprichting van een raad van mede-eigendom facultatief.

Is het de wil van één of meerdere eigenaars om een raad van mede-eigendom op te richten, dan komt het aan het hoogste orgaan binnen de vereniging van mede-eigenaars (VME) toe, met name aan haar algemene vergadering (AV), om hierover te beslissen.

Opmerking

Voorafgaande lezing in de statuten, meer bepaald in het reglement van mede-eigendom, is steeds noodzakelijk. Hierin kan immers de verplichting tot het installeren van een raad van mede-eigendom zijn opgenomen.

Tenzij expliciete andersluidende beslissing van de AV, moet deze statutaire bepaling worden nageleefd. De inhoud van de statuten vormt immers een toetredingsovereenkomst waaraan alle leden van de VME en bij uitbreiding ook derden (zoals bijvoorbeeld huurders) zich moeten houden.

Wijzigen aan dit reglement door de vergadering beslist, moeten het voorwerp uitmaken van een notarieel wijzigende statuutakte.

Beslissingsmeerderheden

Gaat het om een mede-eigendom waarvan de oprichting van een raad van mede-eigendom rechtstreeks volgt uit de wettelijke bepalingen of gaat het om een gebouw waarbij de oprichting in de statuten werd voorzien, dan moet de AV enkel nog beslissen over het aantal leden dat in de raad zal zetelen, de aanduiding van een eventuele voorzitter en de aanstelling van de raadsleden.

Zowel over de oprichting van een raad van mede-eigendom als over de benoeming van haar leden wordt beslist met een volstrekte of absolute meerderheid (50+1).

Voor wat de benoeming van de leden betreft, bepaalt artikel 3.90, §3 van het Burgerlijk Wetboek dat elk afzonderlijk lid voldoende stemmen achter zijn naam moet krijgen.

Opmerking

Ook het aantal leden, best in oneven aantal om bij het nemen van beslissingen een patstelling te vermijden, een voorzitter, een eventuele plaatsvervangende voorzitter, enzovoort kunnen statutair zijn vastgelegd.

Wie kan deel uitmaken van de raad van mede-eigendom?

Artikel 3.90, §1 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt onder meer dat de titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de AV lid kunnen zijn van de raad van mede-eigendom.

Naast de "volle" eigenaars, kunnen ook de onverdeelde mede-eigenaars en de blote eigenaars als de houders van een beperkt recht van erfpacht, opstal, vruchtgebruik, gebruik of bewoning op een kavel deel uitmaken van de raad van mede-eigendom.

De professionele noch de niet-professionele syndicus in zijn hoedanigheid van mede-eigenaar kunnen lid zijn van de raad van mede-eigendom.

Aangezien de wet dit niet expliciet verbiedt, kan in principe ook een rekeningcommissaris deel uitmaken van de raad van mede-eigendom doch dit wordt om evidente redenen best vermeden.

Er wordt geen raad van mede-eigendom geïnstalleerd – Tussenkomst van de rechter

Het komt in de praktijk wel eens voor dat er helemaal niet wordt overgegaan tot het activeren van de raad van mede-eigendom, dat er geen kandidaat of te weinig kandidaten worden gevonden of dat geen enkele kandidaat of te weinig kandidaten de benodigde meerderheid achter zijn/hun naam krijgt/krijgen.

In die gevallen kan de bevoegde rechter worden gevat.

Dit in toepassing van artikel 3.90, §1 van het Burgerlijk Wetboek dat inzake letterlijk het volgende vermeldt:

"In afwachting van de oprichting en de samenstelling van de verplichte raad van mede-eigendom, kan elk lid van de algemene vergadering een rechtsvordering instellen tegen de vereniging van mede-eigenaars om één of meer mede-eigenaars of, op kosten van de vereniging van mede-eigenaars, een derde aan te wijzen die de opdrachten van de raad van mede-eigendom uitvoert."

Duurtijd van het mandaat

Het mandaat van een lid van de raad van mede-eigendom is beperkt in de tijd.

De appartementswet bepaalt dat het mandaat loopt tot de volgende gewone AV. Met gewone AV wordt de jaarlijkse AV bedoeld die eenmaal per jaar moet worden georganiseerd.

Het mandaat van een uittredend lid kan door een beslissing van de AV wel worden vernieuwd.

Wettelijke taken en opdrachten – Controle- of toezichtsbevoegdheid versus bestuurs- en beslissingsbevoegdheid

Anders dan wat wel eens door bepaalde leden van een raad van mede-eigendom wordt gedacht, is een raad van mede-eigendom enkel en alleen een controleorgaan en dus geen beheers- of beleidsorgaan.

Een raad van mede-eigendom beschikt dan ook niet over een bestuursbevoegdheid noch over een beslissingsbevoegdheid.

Haar wettelijke opdracht beperkt zich tot het erop toezien dat de syndicus zijn wettelijke, statutaire en eventuele conventionele taken en opdrachten correct uitvoert.

Haar enige bevoegdheid wordt binnen de appartementswet in artikel 3.90, §1 als volgt omschreven:

"[…]Die raad, waarvan de titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering lid kunnen zijn, heeft als opdracht om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert, onverminderd artikel 3.91.[…]."

Wanneer de raad van mede-eigendom voor de correcte uitvoering van haar controletaak het noodzakelijk acht, mag zij - na de syndicus op de hoogte te hebben gebracht - kennisnemen en kopie maken van alle stukken of documenten die verband houden met het beheer van laatstgenoemde of die van belang zijn voor de mede-eigendom.

De controle- of toezichtsbevoegdheid houdt evenmin in dat zij zich in de plaats mag stellen van andere organen, zoals de commissaris van de rekeningen. Het is haar dus niet toegelaten om het nazicht uit te voeren van de rekeningen. Deze taak is conform de dwingende wet exclusief voorbehouden aan de rekeningcommissaris(sen).

Een raad van mede-eigendom kan ook niet zomaar, zonder daarvoor te zijn gemandateerd door de AV waarbij het dan niet mag gaan om taken en opdrachten die bijvoorbeeld dwingendrechtelijk aan de syndicus worden toebedeeld, eenzijdig in naam en voor rekening van de VME beslissingen nemen noch handelingen stellen die haar juridisch zouden kunnen verbinden.

Zo werden onder meer alle beslissingen van een AV vernietigd omdat de raad van mede-eigendom niet over een bevoegdheid beschikt om zelf, zonder medeweten en dus zonder tussenkomst van de syndicus, een jaarlijkse AV samen te roepen (Vredegerecht 1ste kanton van Antwerpen – 1 april 2015).

In zijn vonnis van 21 september 2012 floot de vrederechter van Turnhout de delegatiebevoegdheid van twee leden van de raad van mede-eigendom terug. Die bestond erin dat deze twee leden zonder verdere tussenkomst van de AV en zonder dat de eigenaars voorafgaand inzage in het document hadden gekregen, bindend de inhoud van de beheerovereenkomst konden goedkeuren.

De vrederechter van Veurne vonniste op 28 mei 2019 dan weer dat fouten opgenomen in de oorspronkelijke notulen (die tijdens de vergadering moeten worden opgemaakt) enkel en alleen door de AV kunnen worden rechtgezet en geenszins door de raad van mede-eigendom. Hieraan mag juridisch geen waarde worden gehecht.

Delegatiebevoegdheid – Bijzonder mandaat

In bepaalde gevallen kan aan de leden van de raad van mede-eigendom een bijzonder mandaat worden gegeven.

Dit kan enkel en alleen door middel van een beslissing van de AV die daarover beslist met een meerderheid van minstens twee derde van de stemmen.

Het mandaat mag evenwel geen afbreuk doen aan de wettelijke bevoegdheden van de syndicus, de AV en de commissaris van de rekeningen.

Bijkomend geldt de door de AV verleende opdracht of bevoegdheidsdelegatie slechts voor de uitdrukkelijk vermelde handelingen. De duurtijd van het mandaat wordt beperkt tot één jaar.

Aansprakelijkheden van de leden van de raad van mede-eigendom - Aansprakelijkheidsverzekering

Leden van de raad van mede-eigendom die niet binnen de perken van hun gegeven mandaat blijven of die hun bevoegdheid overschrijden, kunnen daarvoor aansprakelijk worden gehouden.

Dit zowel door de VME (voorbeeld: de AV gaf een mandaat om een offerte goed te keuren voor een maximum bedrag van €5.000 maar er wordt een offerte voor akkoord ondertekend voor €7.000) als door derden, waaronder de individuele mede-eigenaars (voorbeeld: een lid van de raad van mede-eigendom i.p.v. een schadelijdende mede-eigenaar ondertekent het PV van schadevaststelling voor een bedrag van €3.000, waarna de eigenaar aantoont dat zijn werkelijke privatieve schade €8.000 bedraagt).

Het betreft hier steeds een persoonlijke aansprakelijkheid. Een raad van mede-eigendom is immers geen entiteit met een eigen rechtspersoonlijkheid, waardoor de leden in persoonlijke naam zullen worden aangesproken.

Het kan gaan om een burgerrechtelijke en/of een strafrechtelijke aansprakelijkheid.

Gelet op de aansprakelijkheidsrisico's waarmee de leden van de raad van mede-eigenaars geconfronteerd kunnen worden, is het geen overbodige luxe om een aansprakelijkheidsverzekering voor alle leden af te sluiten.

Naar analogie met deze van de niet-professionele syndicus, lijkt het ons vanzelfsprekend dat de premie betaald wordt door de VME wanneer de leden geen vergoeding ontvangen. Een raadslid dat wel wordt vergoed, neemt de premie voor eigen rekening.

Kwijting

Wordt op de agenda van de (jaarlijkse) vergadering het punt 'kwijting' opgenomen en wordt de kwijting verleend, dan geeft de vergadering te kennen dat zij akkoord gaat met de door de raad van mede-eigendom uitgevoerde opdracht(en). In voorkomend geval doet de VME afstand van een mogelijke aansprakelijkheidsvordering.

De vergadering kan kwijting geven aan alle leden van de raad van mede-eigendom maar zij kan ook beslissen om aan bepaalde leden geen kwijting te verlenen.

Wat is de rol van de raad van mede-eigendom (RME)?

Woon je in een appartement of heb je er pas een gekocht? Dan heb je waarschijnlijk wel al van de raad van mede-eigendom (RME) gehoord. Vaak verwarren appartementsbewoners dit orgaan met de vereniging van mede-eigenaars (VME). Wat is de raad van mede-eigendom en wat doet ze? We geven je een woordje uitleg.

De RME heeft twee taken: erop toezien dat de syndicus zijn taken goed uitvoert en bijstand verlenen. Het is mogelijk dat de RME nog andere bevoegdheden krijgt.

De taak van de RME wordt in de wet omschreven als: "de syndicus bijstaan en toezicht houden op zijn beheer". Een raad van mede-eigendom heeft wettelijk geen enkele autonome beslissingsbevoegdheid! Zij kan alleen voor wel omschreven doeleinden of voor een beperkte duur de bevoegdheid van de algemene vergadering krijgen om handelingen te stellen. De syndicus blijft als enige aansprakelijk voor zijn beheer.

De RVM moet erop toezien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. Zij controleert dus de werkzaamheden van de syndicus en kan hem ook helpen bij het uitvoeren van zijn opdracht. Het financieel beheer van de VME is niet de taak van een RME, maar van de commissaris van de rekeningen.

De RME is géén bewonersvereniging. Hij houdt zich niet bezig met het organiseren van ontmoetingen tussen de bewoners of tuinfeestjes, het uitzoeken van de beste loodgieter, elektrieker of chauffagist, toezicht op het niet-naleven van de corona-regels, het organiseren van beurtrollen om, in tijden van corona, de deurklinken, liftknoppen enz. te ontsmetten, en zo verder.

Wanneer wordt er een RME opgericht?

In principe kan er in ieder appartementsgebouw een RME worden opgericht. Bij gebouwen waar er 20 kavels of meer zijn (kelders, garages of parkeerplaatsen worden niet meegeteld), is het verplicht om op de eerste algemene vergadering een RME op te richten. Komen er op de algemene vergadering geen kandidaten naar voor? Dan moet de syndicus hier melding van maken in de notulen. Op die manier heeft hij de mede-eigenaars gewezen op hun wettelijke verplichtingen en is hij 'safe' naar zijn eigen verantwoordelijkheid toe.

Bij kleinere gebouwen is een RME niet verplicht. Wil je er toch één oprichten? Dan moet er op de algemene vergadering gestemd worden. Hiervoor heb je een tweederdemeerderheid van de stemmen nodig. Deze meerderheid geldt voor de oprichting van de raad, maar niet voor de latere verkiezingen van de leden ervan.

Wie mag er in de RME zitten?

Enkel en alleen mede-eigenaars mogen lid zijn van de RME, in tegenstelling tot de functie van de syndicus. Het begrip 'eigenaars' wordt ruim opgevat, waardoor ook naakte eigenaars en vruchtgebruikers kunnen zetelen in deze raad.

In de wet staat niet voorgeschreven hoeveel personen lid kunnen of moeten zijn. In de praktijk zijn er dit minimum twee. Best werk je met een oneven aantal om patstellingen te vermijden. Zijn er hierover regels vastgelegd in het reglement van interne orde? Dan moet je deze uiteraard volgen. De syndicus mag bovendien niet tegelijkertijd lid zIJn van de RME en syndicus zijn.

Bij gebouwen waar er 20 kavels of meer zijn, is het verplicht om op de eerste algemene vergadering een RME op te richten.

1. Toezicht: enerzijds toezicht op de administratie en anderzijds op het technische en bouwkundige beheer van de residentie. De RME kan kennisnemen van alle stukken die verband houden met het beheer door de syndicus of met het mede-eigendom en mag hier kopieën van maken. Als de raad dit doet, moet ze dit wel op voorhand melden aan de syndicus.

2. Bijstand: de RME mag bijstand verlenen aan de syndicus door mee bestekken op te vragen, te helpen bij de opstelling van de begroting, …

3. Bijkomende bevoegdheden: de RME kan aan de syndicus vragen om bepaalde punten op de agenda te zetten van de algemene vergadering.

Daarnaast kan deze raad ook extra bevoegdheden krijgen als dit wordt goedgekeurd op de algemene vergadering met een drievierdenmeerderheid. Deze bijkomende opdrachten zijn slechts voor 1 jaar. Wees wel waakzaam dat dit geen bevoegdheden zijn die al aan de syndicus zijn toebedeeld.

Wie controleert de RME?

De RME controleert de syndicus, maar wie controleert deze raad? De RME moet verplicht elk jaar verslag uitbrengen aan de andere mede-eigenaars over de uitoefening van haar taak. De wet zegt niet hoe je verslag moet uitbrengen, maar uiteraard doe je dit best schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail. Zo voorkom je achteraf problemen, want je hebt een schriftelijk bewijs.

Is de RME aansprakelijk?

Hoe zit het met de mogelijke aansprakelijkheid van de leden? Als de RME een zware fout maakt, bedrog pleegt of haar bevoegdheid overschrijdt, dan kan ze hiervoor aansprakel k gesteld worden. Omdat de RME zelf geen rechtspersoonlijkheid heeft, worden de individuele leden persoonlijk aansprakelijk gesteld.

Voor de RME bieden vaak de meest geëngageerde mede-eigenaars zich aan. Het is wel belangrijk dat je stilstaat bij de eventuele aansprakelijkheid die hierbij komt kijken. Omdat de leden persoonlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden, denk je als lid best na over een aansprakelijkheidsverzekering. De VME kan deze verzekering eventueel financieren.

Bron: Livios

Competenties van de leden van de RME

Een lid van de raad van mede-eigendom moet over verschillende competenties beschikken om zijn/haar rol goed te kunnen vervullen. Hier zijn enkele voorbeelden van vaardigheden en kennis die van belang kunnen zijn:

• Juridische kennis: Het is belangrijk dat een lid van de raad van mede-eigendom op de hoogte is van de wettelijke bepalingen met betrekking tot de mede-eigendom en de rechten en plichten van mede-eigenaars.
• Financiële kennis: Een begrip van boekhouding, begrotingen, belastingen en andere financiële kwesties is essentieel voor het begrijpen van de financiële toestand van de mede-eigendom en het nemen van beslissingen over de begroting.
• Communicatievaardigheden: Het is belangrijk dat een lid van de raad van mede-eigendom goede communicatieve vaardigheden heeft om effectief te kunnen communiceren met andere mede-eigenaars en betrokken partijen.
• Conflictbeheersing: Een lid van de raad van mede-eigendom moet in staat zijn om conflicten te identificeren en op te lossen, en om effectief te kunnen omgaan met situaties waarin er onenigheid is tussen mede-eigenaars.
• Organisatorische vaardigheden: Het is belangrijk dat een lid van de raad van mede-eigendom goed georganiseerd is en in staat is om taken te plannen, te coördineren en te delegeren.
• Besluitvorming: Een lid van de raad van mede-eigendom moet in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van de beschikbare informatie en de behoeften van de mede-eigendom.
• Technologische vaardigheden: Een goed begrip van technologie en digitale systemen kan nuttig zijn bij het beheren van documenten, communicatie en andere administratieve taken.
• Interpersoonlijke vaardigheden: Een lid van de raad van mede-eigendom moet in staat zijn om effectief te communiceren, samen te werken en relaties op te bouwen met andere mede-eigenaars, professionals en belanghebbenden.

Vergoeding raad van mede-eigendom: wat zijn de regels?

Juli 28, 2022

Bron: https://www.quimmo.be/artikels/vergoeding-raad-van-mede-eigendom-regels#google_vignette

Wie in de raad van mede-eigendom zit, doet een extra inspanning ten voordele van de vereniging van mede-eigenaars en het hele gebouw. Maar hoort er ook een vergoeding bij die inspanning? Wij leggen het uit.

De raad van mede-eigendom is een verplicht bestuursorgaan in een mede-eigendom met meer dan 20 kavels. Haar hoofdtaak: het controleren van de syndicus en ingrijpen waar nodig. In de ene mede-eigendom doet deze reed echter meer dan in de anderen. De Algemene Vergadering kan haar immers extra bevoegdheden toewijzen die voor een hogere werklast zorgen. Voor wat, hoort wat en dan zit je met de vraagstuk van de vergoeding voor de raad van mede-eigendom. Mag dit? Hoe pak je dit aan? Hoe hoog is de vergoeding? Wij geven een antwoord op deze vragen.‍

Vergoeding raad van mede-eigendom: verplicht of vrij te kiezen?

Om te beginnen, is een vergoeding voor de leden van de raad van mede-eigendom geen verplichting. De wetgeving vermeldt namelijk nergens dat zij een vergoeding moeten krijgen. Het is aan de vereniging van mede-eigenaars om te beslissen of de raad van mede-eigendom al dan niet vergoed wordt voor hun prestaties. Op de jaarlijkse algemene vergadering bepalen zij of er een vergoeding komt en wat deze zal bedragen. Een stemming zal het eindresultaat bepalen.‍

Vergoeding raad van mede-eigendom: wettelijke vereisten

Als er overeen wordt gekomen om de raad van mede-eigendom een vergoeding te geven, horen hier natuurlijk bepaalde vereisten bij. Soms wordt er gekozen voor een forfaitaire vergoeding die wordt toegekend bij wijze van onkostenvergoeding. Een andere optie is een vrijwilligersvergoeding voor elke persoon die zetelt in de raad van mede-eigendom, met het bijbehorende contract. Hoe dan ook, moet deze vergoeding in de boekhouding van de VME komen. Net zoals de meeste gemeenschappelijke kosten, wordt de bijdrage van elke individuele mede-eigenaar hier gebaseerd op de quotiteiten in de mede-eigendom.‍

Vergoeding raad van mede-eigendom: bedrag aanpassen of schrappen

De ene mede-eigenaar is de andere niet. Soms wordt een eigendom verkocht en mag je een nieuwe mede-eigenaar verwelkomen. Die moet het daarom niet eens zijn met de vergoeding voor de raad van mede-eigendom. Om de vergoeding voor de raad van mede-eigendom aan te passen of te schrappen, is er niet meer nodig dan een agendapunt op de AV. Daar kan je de vergoeding bespreken en aanpassen, mits een gunstige stemming. Er is tenslotte geen wettelijke richtlijn voor deze vergoeding, waardoor deze volledig bepaald kan worden door de vereniging van mede-eigenaars.

HET COLLEGE VAN COMMISSARISSEN

Een of meerdere commissarissen van de rekeningen worden jaarlijks aangeduid door de Algemene Vergadering, welke eveneens jaarlijks kan beslissen of beroep wordt gedaan op een vrijwillige mede-eigenaar of een externe deskundige. Indien er geen mede-eigenaars met de vereiste kennis kandidaat zijn, kan de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor.

De syndicus kan nooit rekeningcommissaris zijn. In functie van de keuze zal de bezoldiging door de algemene vergadering goedgekeurd worden. Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, zal deze een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn.

Uittreksel uit het Reglement van Mede-Eigendom (Hoofdstuk 7 - art. 31

Zijn mandaat geldt voor één (1) jaar. Zijn mandaat is hernieuwbaar.

Zijn mandaat zal slechts vroegtijdig beëindigd kunnen worden om ernstige, wettige redenen, in welk geval onmiddellijk in een vervanging moet worden voorzien.

De commissaris zal zelf te allen tijde ontslag mogen nemen omwille van ernstige en gewichtige redenen: behoudens overmacht zal hij zijn mandaat dan blijven uitoefenen totdat de algemene vergadering in zijn vervanging heeft voorzien. De commissaris is aansprakelijk voor zijn mandaat en mag zich in de uitoefening van zijn mandaat niet laten vertegenwoordigen.

De rekeningencommissaris is te vergelijken met een bedrijfsrevisor die voorafgaand aan de jaarlijkse algemene vergadering van een vennootschap een boekhoudkundige controle uitvoert en hierover verslag uitbrengt.

DE FUNCTIE VAN DE REKENINGENCOMMISSARIS IN DE VME

Een rekeningencommissaris van een vereniging van mede-eigenaars (VME) moet over bepaalde bekwaamheden en vaardigheden beschikken om zijn of haar rol effectief te vervullen. Enkele belangrijke bekwaamheden van een rekeningencommissaris kunnen zijn:

• Financiële expertise: Een rekeningencommissaris moet over een goede kennis van financiën en boekhouding beschikken. Dit omvat het begrijpen van financiële overzichten, het kunnen analyseren van rekeningen en het interpreteren van financiële gegevens.
• Begrip van wet- en regelgeving: Een rekeningencommissaris moet op de hoogte zijn van de relevante wet- en regelgeving met betrekking tot VME's en mede-eigendommen. Dit omvat kennis van lokale wetten, verordeningen en richtlijnen met betrekking tot boekhouding, belastingen en financieel beheer.
• Objectiviteit en onpartijdigheid: Het is essentieel dat een rekeningencommissaris objectief en onpartijdig is in het uitvoeren van zijn of haar taken. Hij of zij moet onafhankelijk kunnen oordelen en zich niet laten beïnvloeden door persoonlijke belangen of relaties binnen de VME.
• Analytische vaardigheden: Een rekeningencommissaris moet in staat zijn om financiële gegevens te analyseren, trends te identificeren en eventuele afwijkingen of onregelmatigheden op te sporen. Dit vereist sterke analytische vaardigheden en het vermogen om problemen op te lossen.
• Communicatieve vaardigheden: Als rekeningencommissaris moet je in staat zijn om complexe financiële informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier te communiceren aan de andere mede-eigenaars. Je moet in staat zijn om verslagen op te stellen, presentaties te geven en vragen te beantwoorden.
• Integriteit en vertrouwelijkheid: Een rekeningencommissaris moet te allen tijde integer handelen en vertrouwelijk omgaan met gevoelige financiële informatie. Vertrouwen en betrouwbaarheid zijn cruciaal in deze rol.

Het is belangrijk op te merken dat de specifieke vereisten en bekwaamheden voor een rekeningencommissaris kunnen variëren afhankelijk van de lokale wetgeving en de statuten van de VME. Raadpleeg altijd de relevante wetgeving en documentatie van de VME om de specifieke vereisten voor een rekeningencommissaris in jouw situatie te begrijpen.

TAAK VAN DE REKENINGENCOMMISSARIS

De commissaris zal één controle per jaar uitvoeren voorafgaandelijk aan de algemene vergadering en rapporteren aan de mede-eigenaars. Op de statutaire algemene vergadering zal de commissaris mondeling en schriftelijk verslag uitbrengen van zijn bevindingen. De commissaris zelf geeft geen kwijting aan de syndicus of beveelt geen kwijting aan, dit is de taak van de vergadering. In geval hij wegens overmacht niet aanwezig is op de AV, zal de commissaris tijdig een schriftelijk verslag klaarmaken om mee te sturen met de uitnodiging van de AV, onder voorbehoud van de punten die hij eventueel pas kan controleren na het versturen van de uitnodigingen (bijvoorbeeld de toepassing van de verdeelsleutels). De commissaris heeft het recht het woord te nemen op de vergadering.

In het geval van ernstige tekortkomingen die om een beslissing vragen, heeft de commissaris het recht de syndicus te vragen een algemene vergadering samen te roepen in de loop van het jaar. Indien de syndicus deze oproepingen niet verstuurt binnen de 30 dagen, heeft de commissaris het recht zelf de agenda te bepalen in functie van zijn vaststellingen en de oproepingen te versturen en zal de resulterende algemene vergadering erkend worden door de mede-eigenaars (om een juridisch waterdichte samenroeping te hebben, verdient het aanbeveling eerst handtekeningen van mede-eigenaars met tenminste 20% van de stemmen te verzamelen en de vraag tot samenroeping op deze basis naar de syndicus te sturen. Dit is volledig conform de wet en zo bent u zeker dat niemand ooit de geldigheid zal aanvechten).

In de loop van het jaar zullen individuele mede-eigenaars en leden van de raad van mede-eigendom aandachtspunten aan de commissaris kunnen communiceren (wijze waarop is te bepalen door de VME). De commissaris zal hiermee, in de mate van het mogelijke, rekening houden bij zijn controle.

Om zijn controle effectief te kunnen uitvoeren kan de commissaris alle stukken opvragen die hij nodig acht om zijn controle te kunnen uitvoeren, de syndicus dient hem hierbij zijn volstrekte medewerking te geven. Ook mag de commissaris van de syndicus eisen dat deze bij derden schriftelijk bewijs opvraagt van de zaken die de commissaris nodig acht om zijn functie uit te voeren.

De commissaris van de rekeningen zal "steekproefsgewijs" controles uitvoeren, met aandacht voor volgende zaken:

• Wat is er gedaan met de opmerkingen van de vorige controle(s).
• Correct toepassen van de boekhoudkundige regels (voor grote mede-eigendommen en éénmaal de regels gepubliceerd zijn). Conformiteit met de eindbalans van de vorige periode.
• Controle van de juistheid en volgorde van de facturen, overeenstemming met de offertes, toepassen van juiste BTW-percentage, onmogelijkheid om wijzigingen achteraf aan te brengen in het dagboek of informaticasysteem.
• Controle van het gebruik en de stand van de zichtrekening en de rekening met het reservekapitaal van de VME. Verantwoording van mutaties op de rekeningen, aan de hand van facturen en andere stukken.
• Conformiteit van de uitgaven in functie van het reglement van mede-eigendom en de beslissingen van de algemene vergaderingen.
• Gebruik van de juiste verdeelsleutels per kostenpost, conform met basisakte en reglement van mede-eigendom. Het is evenwel niet de taak van de commissaris om, op vraag van bepaalde eigenaars, hun individuele afrekeningen na te rekenen.
• Achterstallige betalingen van mede-eigenaars of andere debiteuren.
• Verdeling van inkomsten zoals de terugbetalingen van schadegevallen door de verzekeringen.
• Controleren of er voldoende offertes opgevraagd zijn voor werken boven het limietbedrag zoals vastgesteld door de algemene vergadering
• Zijn er grote verschillen tussen de begroting en de werkelijke uitgaven en waaraan zijn deze te wijten.
• Alle andere zaken die de commissaris nodig acht.

De commissaris beslist zelf wat hij opneemt in zijn steekproef en zal in zijn schriftelijke verslag vermelden wat wel en wat niet gecontroleerd is, zodat een volgende controle hierop afgestemd kan worden.

De commissaris is aansprakelijk indien de vereniging van mede-eigenaars schade ondervindt door het niet correct uitvoeren van zijn opdracht (in dat geval zal u best een aansprakelijkheidsverzekering laten betalen door de VME, indien u beroep wil doen op een vrijwilliger).

RME versus REKENINGENCOMMISSARIS

Schriftelijke vraag nr. 7-1867 van Kurt De Loor (Vooruit) d.d. 26 januari 2023 aan de vice-eersteminister en minister van Justitie en Noordzee

Vastgoedmakelaar - Syndicus - Kruispuntbank van ondernemingen - Vereniging van mede-eigenaars - Commissaris van de rekeningen

Uiteraard is dit een hoofdzakelijk federale bevoegdheid, maar de bevoegdheden wonen, huisvesting en huren liggen bij de Gewesten. De verhouding tussen de raad van mede-eigendom en de rekeningcommissaris belangt dus alle overheden aan in ons land en gaat zeker over een transversale bevoegdheid.

De professionalisering van de vastgoedmakelaars werd de voorbije jaren versterkt. De bescherming van de mede-eigenaars ten aanzien van de syndicus blijft een aandachtspunt. Zo werd de verplichting tot inschrijving in de Kruispuntbank van ondernemingen van het mandaat van syndicus voor elke vereniging van mede-eigenaars die hij of zij beheert ingevoerd op 1 april 2017.

De commissaris van de rekeningen heeft tot taak de controle uit te oefenen op de financiële toestand van de vereniging van mede-eigenaars (i.e. de boekhouding en de rekeningen), alsook de controle op de regelmatigheid van de door de syndicus uitgevoerde financiële verrichtingen.

Volgens de rechtsleer (onder andere Argus advocaten, D. Meulemans) dient, wanneer bij de vereniging van mede-eigenaars zowel de functie van de raad van mede-eigendom en van commissaris van de rekeningen bestaat, de toegekende bevoegdheden goed gescheiden te zijn. Doordat de commissaris van de rekeningen het toezicht op het financiële en boekhoudkundige beheer op zich neemt, zal slechts het residu van het toezicht aan de raad van mede-eigendom toekomen (met name het administratieve en technische beheer).

Vraag:

1) Bestaat er een cumulverbod tussen de functies van lid van de raad van mede-eigendom en rekeningcommissaris? Zo ja, waarop is dit gebaseerd? Zo niet, welke argumenten worden gebruikt om dit niet te doen?

2) Indien er geen cumulverbod is, op welke manier kan gegarandeerd worden dat beide toegekende bevoegdheden van elkaar gescheiden zijn?

Antwoord ontvangen op 7 maart 2023:

1) Neen, een dergelijk cumulverbod bestaat niet. Wat betreft de mandaten binnen de organen van de vereniging van mede-eigenaars bevat het Burgerlijk Wetboek slechts één uitdrukkelijk cumulverbod, te weten het verbod van de syndicus om gelijktijdig lid van de raad van mede-eigendom dan wel commissaris van de rekeningen te zijn (artikel 3.89, § 9, van het Burgerlijk Wetboek). De wet verhindert met andere woorden niet dat het mandaat van commissaris van de rekeningen wordt uitgeoefend door een lid van de raad van mede-eigendom. Meer nog, in de toelichting bij de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (Belgisch Staatsblad van 2 juli 2018) bepaalt de wetgever uitdrukkelijk het volgende: «Aangezien ook de commissaris inzake de rekeningen de syndicus controleert, kan de syndicus ook niet optreden als commissaris inzake de rekeningen. Uiteraard staat het voorgaande er niet aan in de weg dat een mede-eigenaar zowel in de raad van mede-eigendom zetelt, als commissaris inzake de rekeningen is. Niets verhindert dat men zowel financieel als operationeel toezicht op de syndicus verricht.» (doc. Kamer, nr. 54-2919/1, blz. 219).

Deze soepelheid lijkt ingegeven door een bezorgdheid om voldoende kandidaten te vinden voor de vrijwillige prestatie van beide functies en zodoende het bestaan en de continuïteit van beide organen maximaal te faciliteren.

Daarnaast hebben de leden van de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen in essentie eenzelfde missie, namelijk de uitoefening van het beheer door de syndicus controleren. Echter, de controle op het financieel beheer - in tegenstelling tot het operationeel beheer - kan een zeer technische en complexe taak zijn waarvoor het de mede-eigenaars de nodige kennis en expertise ontbreekt. Artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek voorziet daarom dat voor deze taak een externe - i.e. niet mede-eigenaar - kan worden aangewezen (cf. wetsvoorstel teneinde de werking van de mede-eigendom te moderniseren en transparanter te maken, doc. Kamer, nr. 52-1334/1, blz. 35, waar sprake van «erkende externe expert»). Dit is voor vele mede-eigendommen zeker geen overbodige luxe. Rechtvaardigt het financieel beheer van de mede-eigendom echter niet de kosten van een externe controleur, dan kan de functie van commissaris van de rekeningen worden uitgeoefend door een mede-eigenaar; niets belet dat dit binnen - en door een lid van - de raad van mede-eigendom gebeurt.

Het is daarentegen, omwille van de wettelijke vereisten in artikel 3.90, § 1, van het Burgerlijk Wetboek, niet mogelijk dat een extern aangestelde commissaris van de rekeningen lid is van de raad van mede-eigendom. Aldus wordt een verdergaande inmenging gereduceerd.

2) Niettegenstaande de wet geen cumulverbod bepaalt, worden de opdrachten wel wettelijk gedefinieerd. Artikel 3.90, § 1, van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de raad van mede-eigendom als opdracht heeft om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. Het is de toevoeging dat deze opdracht wordt uitgevoerd onverminderd artikel 3.91, die de taken van de raad van mede-eigendom duidelijk aflijnt van de opdracht van de commissaris van de rekeningen. Artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers dat de commissaris van de rekeningen de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleert. Bovendien moeten de bevoegdheden en verplichtingen van de commissaris van de rekeningen worden bepaald bij het reglement van interne orde.

Deze regeling voorkomt dat er discussie ontstaat tussen de algemeen omschreven opdracht van de raad van mede-eigendom enerzijds en de in het reglement van interne orde vastgelegde taken van de commissaris van de rekeningen anderzijds.

De algemene vergadering beslist en stemt over het reglement van interne orde en daardoor over de bevoegdheden en verplichtingen die aan de commissaris van de rekeningen worden toegekend in het kader van de controle van de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars. Zij behoudt dus finaal zeggenschap over de opdracht van de commissaris van de rekeningen.

Naast een wettelijk onderscheiden opdracht werd bijkomend voorzien in een afwijkend titularisschap voor beide organen die een deugdelijk en degelijk toezicht op de syndicus verder moeten garanderen. Zo zullen voor de raad van mede-eigendom enkel titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering als lid in aanmerking komen. Het lidmaatschap voor commissaris van de rekeningen staat daarentegen open voor mede-eigenaars én niet mede-eigenaars in het algemeen.

De wet garandeert met andere woorden dat de taken van de raad van mede-eigendom enerzijds en van de commissaris van de rekeningen anderzijds voldoende van elkaar onderscheiden zijn. De commissaris van de rekeningen kan enkel die taken uitvoeren die in het reglement van interne orde door de algemene vergadering aan de functie zijn toevertrouwd.

DE SYNDICUS

De syndicus is de (rechts)persoon die instaat voor het beheer en de vertegenwoordiging van een mede-eigendom. Dit beheer heeft louter betrekking op de gemeenschappelijke delen van een gebouw (bijvoorbeeld: lift, gevel, dak, gang, tuin, enz.).

Wat is het verschil tussen gemene delen en privatieve delen?

De "gemene delen" of "gemeenschappelijke delen" zijn die delen van een mede-eigendom die in de basisakte bestemd werden om te worden gebruikt door meerdere mede-eigenaars of door alle. Voorbeelden zijn: daken, liften, traphallen, …

De "privatieve delen" of de "privatieven" zijn de delen die in de basisakte bestemd werden om te worden gebruikt door slechts één eigenaar.

Voorbeelden zijn: de appartementen zelf, kelders van individuele eigenaars,…

Het onderscheid tussen gemene en privatieve delen is belangrijk omdat het bepaalt wie erover bevoegd is: de vereniging van mede-eigenaars heeft immers geen beslissingsbevoegdheid over de privatieve delen.

Welke documenten kan de mede-eigenaar raadplegen of opvragen bij de syndicus?

Alhoewel dit bij de meeste syndici vandaag al de regel is, stelt de wet nu expliciet dat elke mede-eigenaar documenten die verband houden met het beheer (dus ook offertes en lastenboeken) mag inzien en kopiëren, bijvoorbeeld als voorbereiding van de algemene vergadering. Het betreft alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering.

Elke mede-eigenaar kan ook de documenten raadplegen die verband houden met zijn privatief (zoals tussentijdse en eindafrekeningen). Let wel dat de syndicus hiervoor een vergoeding mag vragen en dat vooraf een afspraak moet worden gemaakt.

De syndicus moet de lijst en de persoonsgegevens bijwerken van wie gerechtigd is deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering en de mede-eigenaars op hun eerste verzoek de naam, het adres, de aandelen en de referenties van de kavels van de andere mede-eigenaars meedelen.

Elke eigenaar heeft vanwege de syndicus een login ontvangen voor de portaalsite https://consult.syndicus.gent/ Daarop kunnen o.m. de basisakte, de verslagen van de algemene vergaderingen, het RIO, de afgesloten onderhoudscontracten, de inkomende facturen enz geraadpleegd en gedownload worden. 

Bron: BIV

https://www.biv.be/de-vastgoedmakelaar/deontologie-van-de-vastgoedmakelaar

SYNDICUS.GENT

Kortrijksesteenweg 253, 9000 Gent - Tel.: 09 375 27 94 - 09 270 32 77

E-mail: info@syndicus.gent

Ond.nr.: ►BE 0480 397 151◄ - BIV 503.671

Voor dringende zaken kan u de syndicus buiten de kantooruren bereiken op het noodnummer 0495 41 69 33 - 24 uur op 24, 7 dagen op 7

Op de website https://www.syndicus.gent/ kan u terecht voor verdere informatie aangaande het beheer van uw gebouw. Ook de pagina met referenties kan nuttig zijn voor eigenaars op zoek naar een nieuwe syndicus.

Valt de boekhouding van de VME onder de verplichtingen van de syndicus?

Sinds 2013 hebben VME's of Verenigingen van Mede-eigenaars een eigen rekeningstelsel en boekhoudkundige verplichtingen. Afhankelijk van de grootte van de VME, wordt de aard van de boekhouding bepaald.

Steeds is het de syndicus die zich ontfermt over de boekhouding van de VME om de problematiek inzake de opvolging van de budgettering volledig te kunnen doorvoeren. De commissaris van rekeningen controleert achtereenvolgens het werk van de syndicus. Deze rekencommissaris dient echter geen mede-eigenaar te zijn. Dit kan ook een externe dienstverlener (bv. een boekhoudkantoor) zijn.

Ten slotte dienen alle documenten die nodig zijn om een correcte boekhouding van de VME op te maken, tien jaar lang bewaard te worden.

De boekhouding van een VME met minder dan 20 kavels

Wanneer een mede-eigendom minder dan 20 kavels omvat (kelders, garages en parkeerplaatsen niet inbegrepen), dan moet je wettelijk gezien als syndicus slechts een vereenvoudigde boekhouding voor de VME voorzien.

Deze vereenvoudigde boekhouding dient minstens een weerspiegeling te zijn van:

• · de ontvangsten en uitgaven
• · de toestand van de kasmiddelen
• · het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal

Concreet betekent dit dus dat je als syndicus volgende documenten dient op te stellen:

• · een inkoopdagboek: hierin vind je de facturen van de gemeenschappelijke delen terug.
• · een financieel dagboek: hierin vind je de bankbewegingen van de VME-rekening(en) terug.

Elk dagboek dient zo transparant en overzichtelijk mogelijk opgesteld te worden. Verder dient de syndicus minstens één keer per jaar een jaarrekening voor elk lid van de VME op te maken.

De boekhouding van een VME met 20 kavels of meer

Bestaat de mede-eigendom uit meer dan 20 (hoofd)kavels? Dan dient de syndicus de boekhouding van de VME uit te voeren volgens het principe van het dubbel boekhouden – ook wel gekend als 'het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel' zoals gepubliceerd in het Staatsblad.

Professionele syndici zijn doorgaans bekend met het systeem van de dubbele boekhouding, maar voor mede-eigenaar-syndici vergt dit toch enige kennis om dit correct toe te kunnen passen.

Het principe van het dubbel boekhouden betekent dat elke boeking steunt op een verantwoordingsstuk. Deze verantwoordingsstukken moeten methodisch worden opgeslagen en zeven jaar worden bewaard. Alle verrichtingen worden in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek ingeschreven, al dan niet gesplitst in bijzondere hulpdagboeken. Het resultaat is een gedetailleerde boekhouding op twee niveaus: klantenboekhouding en leveranciersboekhouding, dewelke (minstens) 1x per werkjaar worden omgezet naar individuele afrekeningen voor elke eigenaar (elk lid van de VME).

De dubbele boekhouding voor VME's is trouwens gebaseerd op dat van de vzw's. Alles wat geldt voor het gemeen boekhoudrecht is dus ook van toepassing op de boekhouding van een VME.

Zo zijn de rekeningen uit het rekeningenstelsel opgedeeld in verschillende klassen. Hierbij is zo min mogelijk afgeweken van de klassen die gelden voor vzw's, maar is er waar nodig een aanpassing gebeurd aan het specifieke karakter van de VME.

In vergelijking met het rekeningenstelsel voor bedrijven, is er bijvoorbeeld geen eigen vermogen en geen klasse 3 voorraden voorzien. Wel zijn er enkele andere posten aanwezig die typisch zijn voor de VME, zoals: kosten voor brandblusapparaten, het onderhoud van de trappen, bliksembeveiliging, de keuring van de liften, het onderhoud van het terras, huisvuilverwerking, keuringen, …

Echter zijn niet alle posten even relevant voor elke mede-eigendom.

Is een bepaalde post niet van toepassing op jouw VME? Dan mag deze door de syndicus weggelaten worden uit de boekhouding.

De opmaak van een inventaris

Elke VME moet minstens één keer per jaar bij de afsluit van het boekjaar een inventaris opmaken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden, verplichtingen en eigen middelen. In de praktijk neemt dergelijke inventaris doorgaans de vorm aan van een boekhoudkundige balans, waarop al deze zaken terug te vinden zijn.

Wie mag de boekhouding van de syndicus controleren?

De algemene vergadering wijst jaarlijks een of meerdere commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar is in de VME.

Deze commissarissen van de rekeningen mogen standaard volgende documenten van de syndicus controleren:

• · alle individuele jaarafrekeningen van alle eigenaars
• · de resultatenrekening / factuurlijst per kostenrekening en per verdeelsleutel
• · een kopie van alle facturen dewelke betrekking hebben op de gemene delen
• · de boekhoudkundige balans
• · de begroting voor het volgende werkjaar
• · de afschrijvingstabel en een berekening van het wettelijk verplicht minimum 5 % inbreng in het reservefonds.

Wil je de exacte verplichtingen en bevoegdheden van je commissaris van de rekeningen kennen? Bekijk dan het reglement van mede-eigendom. Hierin staan alle verplichtingen en bevoegdheden opgenomen.

Mogen de andere mede-eigenaars ook de boekhouding controleren?

Als syndicus ben je verplicht om de mede-eigenaars inzage te geven in alle niet-privatieve documenten of gegevens van de mede-eigendom, zoals bepaald in het reglement van mede-eigendom of door de algemene vergadering.

De syndicus zal dus minstens inzage moeten verlenen voor:

• · de individuele jaarafrekening van de betrokken mede-eigenaar
• · de resultatenrekening / factuurlijst per kostenrekening en per verdeelsleutel
• · de balans
• · de begroting en andere prognose-berekeningen voor de volgende periode

Deze inzage kan door elke mede-eigenaar gevraagd worden aan de syndicus. Die kan de gevraagde documenten digitaal afleveren of de mogelijkheid bieden om de documenten (bv. facturen) in 'fysieke' vorm te komen inkijken op het kantoor van de syndicus en dit na afspraak. Mogelijks zijn hieraan wel extra kosten verbonden indien de syndicus begeleiding tijdens de inzage dient te voorzien.

DE PORTAALSITE VAN DE SYNDICUS

Welke documenten kunt u raadplegen op de portaalsite van de syndicus?

De portaalsite van de syndicus is toegankelijk via deze link: https://consult.syndicus.gent/

Vooraleer u de portaalsite van de syndicus kunt raadplegen hebt u een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Normaal hebt u deze gegevens geruime tijd geleden reeds ontvangen vanwege de syndicus. Als u deze vergeten of kwijt bent, kan u altijd een nieuwe gebruikersnaam en paswoord aanvragen.

De portaalsite biedt u toegang tot:

• De basisakte van 2/12/2013 en de wijzigingsakten van 23/10/2014 en 18/10/2022
• De keuringsverslagen van de liften
• Het RIO
• De verslagen van de statutaire en de bijzondere algemene vergaderingen
• De onderhouds- en andere contracten
• De ontvangen facturen vanaf het boekjaar 2019-2020.

Al deze documenten kunnen gedownload worden.